Éducation

Fonds pour la formation à l’intention des collectivités

Procédures de fonctionnement relatives au Fonds pour la formation à l’intention des collectivités – régions et secteurs d’activités

  1. Création d’un comité de gestion des fonds par le prestataire  
    a. Aux fins de la gestion des fonds provenant du Fonds pour la formation à l’intention des collectivités (FFC) – régions et secteurs d’activités, le prestataire doit mettre sur pied un comité composé d’au moins trois (3) représentants d’une région donnée ou d’un secteur d’activités particulier. Le comité doit représenter la collectivité desservie ou le secteur économique visé.   
    b. Le président du comité sera nommé avant ou pendant la première réunion officielle du comité. Le comité avisera la Direction de l’enseignement postsecondaire du président choisi au plus tard sept (7) jours après la nomination du premier président. Si, d’un commun accord du comité, la présidence change, la Direction de l’enseignement postsecondaire doit être avisée au plus tard sept (7) jours après que le changement a été effectué.  
    c. Le président du comité doit aviser par écrit la Direction de l’enseignement postsecondaire de tout changement dans la structure du comité au plus tard sept (7) jours après que le changement a été effectué.
  2. Pouvoirs du comité 
    a. Le comité est responsable de l’administration des fonds du FFC – régions et secteurs d’activités en ce qui a trait au soutien aux personnes qui désirent obtenir de la formation favorisant l’employabilité ou encore à des organismes tiers qui souhaitent créer des occasions de formation dans le but de faire face à certains défis liés au marché du travail dans une région ou un secteur d’activités.
    b. Le comité est responsable de conclure tout contrat et toute entente pour l’administration des fonds et de prendre, à sa discrétion, toutes les mesures nécessaires pour respecter l’accord de paiement de transfert.
    c. Le comité est chargé de retenir, d’employer et de rémunérer le personnel administratif et de bureau ou d’autres personnes à qui les membres du comité délègueraient une partie de leurs fonctions lorsqu’ils jugent discrétionnairement que ceci est indiqué et nécessaire à l’exercice d’une gestion saine et efficace des fonds pour la formation.
  3. Obligations envers la Direction de l’enseignement postsecondaire 
    a. Le comité doit :
    i. Élaborer une politique d’attribution des fonds dans les six mois suivant la création du FCC, comme indiqué dans le document FFC Régions et secteurs d’activités – lignes directrices;
    ii. Passer en revue la politique d’attribution des fonds annuellement et y apporter toute modification jugée nécessaire par le comité;
    iii. Favoriser et encourager la formation des résidents vivant dans la région desservie ou travaillant dans le secteur visé;
    iv. Travailler en collaboration avec les différents paliers de gouvernement et les organismes gouvernementaux, le Collège du Yukon et autres établissements d’enseignement, les organismes de recherche, les acteurs de l’industrie, les organismes privés et non gouvernementaux, afin d’optimiser l’utilisation des ressources de formation;
    v. Prévoir des mesures raisonnables visant à acquérir davantage de ressources de formation afin d’accroître les occasions de perfectionnement.
  4. Réunions du comité 
    a. Le comité devra tenir des réunions de temps à autre conformément aux règles, règlements administratifs et conventions du prestataire nommé dans l’accord de paiement de transfert.
    b. Un compte rendu doit être rédigé à chaque réunion du comité.
  5. Décisions du comité  
    a. Toutes les décisions du comité doivent être prises par consensus.
    b. S’il y a conflit d’intérêts flagrant ou déclaré en ce qui a trait à une activité du comité, tout membre du comité concerné doit s’abstenir de participer aux délibérations concernant la décision à prendre.
    c. Si les membres se trouvent dans l’impossibilité d’arriver à un consensus relatif à toute question concernant l’administration ou l’attribution des fonds pour la formation, c’est à la Direction de l’enseignement postsecondaire que reviendra la responsabilité de trancher la question.
  6. Indemnisation et rémunération 
    a. Les membres du comité ne peuvent recevoir aucune indemnisation ou rémunération de la part du FFC – régions et secteurs d’activités pour l’exercice de leurs fonctions,
    b. Les membres du comité peuvent obtenir un remboursement du FFC – régions et secteurs d’activité pour les dépenses engendrées dans l’exercice de leurs fonctions (frais de déplacement, de repas et d’hébergement), à condition qu’elles soient raisonnables, nécessaires et correctement documentées.
  7. Responsabilités du comité  
    a. Le comité est soumis aux règles, règlements administratifs et procédures de fonctionnement du prestataire.
    b. Le prestataire, en tant qu’entité distincte du comité, est responsable de tous les aspects organisationnels et juridiques des modalités de l’accord de paiement de transfert, y compris le paiement et le recouvrement des fonds, la comptabilité, les rapports sur l’accord et les états de l’Agence du revenu du Canada, tels que les T4 et les T4E.
    c. Les membres du comité ne peuvent être sanctionnés pour des mesures qu’ils prennent ou ne prennent pas de bonne foi dans l’exercice des fonctions que leur confie le prestataire ou en être tenus responsables. De plus, les membres du comité ne peuvent être tenus responsables des mesures prises par le prestataire ou par une tierce partie choisie raisonnablement pour accomplir un travail pour le Fonds.
    d. Dans les cas où le comité s’avère être le prestataire ET qu’il n’est pas une entité constituée en personne morale en vertu d’une loi, tous les membres du comité sont personnellement et solidairement tenus de se conformer aux modalités de l’accord de paiement de transfert.
  8. Arrangements bancaires 
    a. Toute contribution au FFC – régions et secteurs d’activités doit être déposée dans le compte d’une institution offrant des services bancaires au prestataire. Aux fins de l’accord de paiement de transfert, le compte doit être au nom du Regional or Sectoral CTF.
    b. La Direction de l’enseignement postsecondaire a le droit de suivre et de vérifier les activités bancaires de ce compte. Tous les paiements faits à ce compte dans le cadre de l’accord de paiement de transfert et tous les retraits faits par rapport à ces paiements doivent être consignés dans les livres de comptes et les registres du FFC – régions et secteurs d’activités.
    c. Les paiements faits à ce compte provenant de l’accord de paiement de transfert doivent être utilisés uniquement pour des dépenses définies dans l’accord de paiement de transfert.
    d. Aucun montant du FFC – régions et secteurs d’activités ne peut être utilisé en garantie de prêts provenant d’une banque ou d’une autre institution financière.
    e. Tous les chèques distribués par le compte FFC – régions et secteurs d’activités doivent porter deux signatures.
    f. Tout revenu d’intérêts bancaires acquis sur les paiements faits au compte du FFC – régions et secteurs d’activités doit être déclaré comme revenu dans l’état financier. Les intérêts doivent uniquement servir à couvrir des dépenses admissibles dans le cadre de l’accord de paiement de transfert.
  9. Dossiers financiers et traitement des dépenses  
    a. Le comité doit conserver tout registre nécessaire pour répondre aux exigences en matière de rapport indiquées dans les annexes A et C de l’accord de paiement de transfert.
    b. Le comité doit conserver les registres financiers du FFC – régions et secteurs d’activité en utilisant les principes comptables généralement reconnus (PCGR). Ces registres doivent être approuvés et signés par le président et par au moins un (1) autre membre du comité. Ils doivent être tenus par le prestataire conformément à l’accord de paiement de transfert.

Renseignements - Enseignement postsecondaire - Programmes et services relatifs au marché du travail

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